Az ügyfél adatait bármikor módosíthatod: pótolhatod a hiányzó adatokat, frissítheted a személyeket, vagy beállíthatod a szerződés végét. Minden módosítás bekerül az ügyfél Változásnapló fülére. Ha egy ügyfelet véglegesen el szeretnél távolítani, azt is az adatlapról teheted meg, de előbb gondold végig, nincs-e szükséged még az adataira.
Ügyfél szerkesztése
- Nyisd meg az ügyfél adatlapját az Ügyfelek listából.
- Kattints a jobb felső Szerkesztés gombra.
- Módosítsd a szükséges mezőket. A jobb oldali Mi hiányzik még? lista mutatja, mi hiányzik még az átvilágításból.
- Kattints az alsó sávban a Módosítások mentése gombra.
Mentés után az adatlapra jutsz, és az „Ügyfél sikeresen módosítva” üzenetet látod. A Mégse gombbal mentés nélkül léphetsz vissza.
Mire figyelj szerkesztéskor:
- Típus váltása: a Típus sorban a cég, egyéni vállalkozó és magánszemély között válthatsz. Ha egy eddig cégként rögzített ügyfelet nem cégként mentesz, a képviselői, tulajdonosai és tényleges tulajdonosai törlődnek; erre az űrlap figyelmeztet is. A típushoz nem tartozó mezők (például cégnél a személyes adatok, magánszemélynél az adószám) mentéskor kiürülnek.
- Kockázati besorolás: a szerkesztő oldalon csak a Felülvizsgálat gyakorisága módosítható. Új besorolást az adatlap Kockázati besorolások fülén rögzíthetsz.
- Kitöltés a cégadatokból: frissítheted az adatokat a nyilvános cégnyilvántartásból. A már rögzített, azonos nevű személyek kézzel megadott adatai (például az igazolvány) megmaradnak, a rögzített email címek sem vesznek el. A nyilvántartásban nem szereplő személyek viszont kikerülnek a listából, ezért mentés előtt nézd át a Kapcsolódó személyek részt.
- Szerződéskötés vége: ha a mai napnál korábbi dátumot adsz meg, az ügyfél inaktív lesz. A vége nem lehet korábbi a kezdeténél.
Mentés után a program az ügyfelet és a személyeit újra ellenőrzi a szankciós listákon. Ha a mentés nélkül hagynád el az oldalt, a program rákérdez.
Ügyfél törlése
- Nyisd meg az ügyfél adatlapját.
- Kattints a jobb felső ⋯ gombra, majd az Ügyfél törlése… pontra.
- Olvasd el a figyelmeztetést, és kattints az Ügyfél törlése gombra.
A törlés végleges: az ügyféllel együtt törlődnek a kapcsolódó személyek, a kockázati besorolások, a feltöltött dokumentumok, a változásnapló és a szankciós ellenőrzések története is. A törlés ablaka figyelmeztet: „A törvény 8 évig kötelezővé teszi az adatok megőrzését”. Törlés előtt ezért mentsd le az ügyfél adatait az Exportálás gombbal, és töltsd le a dokumentumait. A megőrzés pontos szabályait a belső szabályzatod és a jogszabály határozza meg.
Törlés helyett: inaktiválás
Ha az ügyféllel megszűnt az üzleti kapcsolat, de az adatait meg kell őrizned, ne töröld, hanem add meg a Szerződéskötés vége dátumát. Az inaktív ügyfél adatai megmaradnak, de nem kapsz rá figyelmeztetést, és nem szerepel az aktív ügyfelek között.
Gyakori kérdések
Visszaállítható egy törölt ügyfél? Nem. Ha tévedésből törölted, vedd fel újra.
Hol látom, ki mit módosított? Az adatlap Változásnapló fülén mentésenként látod a módosított mezőket és az új értékeket. A PmtSegédben egy fiókot egy felhasználó használ, ezért ott a változás ideje szerepel, nem a neve.
Több ügyfelet is törölhetek egyszerre? Igen, a listában jelöld ki őket, és kattints a Törlés gombra (lásd: Csoportos műveletek az ügyfeleken).